Kundcase — Studentbostäder i Norden AB (publ)

Studentbostäder i Norden AB (publ) lanserade Avy-Tmpls boendeplattform i december 2021. Bolaget har ca 4,200 studentbostäder i sitt bestånd med kontinuerlig nyproduktion. Utöver den svenska marknaden har bolaget en stark närvaro i övriga Norden där utrullning av Avy-Tmpls boendeplattform även påbörjats i Danmark.

Som ett renodlat studentbostadsbolag är hög omflyttning och digital mognad två verkligheter att förhålla sig till. En boendeplattform och app var viktigt dels på grund av kundgruppens lämplighet – för att göra det trivsammare och enklare för studenter att hantera sina ärenden på ett sätt som de önskar sig. Men också för att inom organisationen effektivisera arbete och processer i kundresan som annars kan bli kostsam med många in- och utflyttningar och kortare boendetid.

”En digital kundresa passar vår målgrupp och det är nyckeln till att effektivisera vårt arbete och nå våra ekonomiska mål i bolaget”

Samira Mchaiter, förvaltningschef på Studentbostäder i Norden säger;”För oss är digital närvaro ett uttalat mål. En digital kundresa passar vår målgrupp och det är nyckeln till att effektivisera vårt arbete och nå våra ekonomiska mål i bolaget. Hög omflyttning med många in och utflyttningar och en kortare boendetid är kostsamt och kan även leda till missnöje om processerna blir för krångliga för kund. Med vår boendeapp har vi dessutom som mål att öka kundnöjdhet, skapa trygghet och gemenskap i boendet, och att fördubbla snittboendetiden hos oss för att skapa mer kontinuitet”.

Hög anslutningsgrad och automatiserat informationsflöde vid tillträde: Med 83% anslutningsgrad och ett snitt per användare på 11,4 inlogg per månad i boendeappen har den digitala kundresan gett effekt. Automatiserat informationsflöde vid tillträde och digital kvittering och access är två exempel på en effektivisering som genererat stora skillnader för bolagets ekonomiska resultat såväl som på studenternas syn på sin boendemiljö. 

Samira fortsätter:”Tidigare skickade våra uthyrare välkomstbrev manuellt per mail med diverse information till varje nyinflyttad hyresgäst. Det kan låta enkelt men är väldigt tidskrävande vid en hög omflyttningsgrad. Bara att kunna trigga välkomstmail med viktig information i appen vid rätt tidpunkt har sparat oss två veckors heltidsarbete per de tre månader under sommaren då vi har mest att göra”.

Stora besparingar genom digital nyckelhantering: Vad gäller nyckelhanteringen gör digital nyckelkvittering och access en enorm skillnad för skalbarhet och kostnadseffektivisering. Här kan man på ett tillträde om 100 lägenheter gå från 6 medarbetare med fysiska nycklar, till 2 medarbetare på samma storlek om hanteringen sker digitalt via plattform och app. Detta då flera tidskrävande steg i processen kan tas bort. Från arbetet med att förbereda nycklarna per fastighet i sina plastmappar, till kvittering av nycklarna – som även vid digital signering kräver att hyresgästerna är på plats för att få själva taggen, till att uthyrare tillsammans med hyresgäst ska testa att allting fungerar för respektive lägenhet. Och sedan den löpande hanteringen av lås och nycklar under tiden av boendet.

Den digitala hanteringen har även tagit bort riskfaktorer med försenade hyresgäster, som om studentvärden gått för dagen har resulterat i att inflyttning inte kunnat ske förrän dagen därpå, eller i värsta fall måndagen därpå om det var helg.

”I Jönköping hade vi tillträde the old school way och behövde 6 medarbetare på 100 lägenheter. Med digital nyckelhantering och access behövde vi endast 2”

Magnus Jägre, Hållbarhets- och innovationschef på Studentbostäder i Norden kommenterar: ”Tillträden med fysiska nycklar tar enormt mycket tid. I Jönköping hade vi tillträde the old school way, med fysisk nyckel eller tagg, och på 100 lägenheter behövde vi 6 medarbetare närvarande för att allt ska funka. I Karlstad med digital nyckelhantering och access behövde vi endast 2, och även om det skulle vara fler lägenheter än så skulle två medarbetare räcka då vi blivit av med så många manuella steg”. 

Annan funktionalitet som hyresgästerna tycker om: Vidare så har boendetjänster i appen blivit en populär funktion som ökar i användande. Av de 92% som laddar ner appen vid inflyttning är det mer än 37% av hyresgästerna som signar upp sig för en hemförsäkring. En ökning på 90% bara mellan Q2 och Q3 detta år. 

”Erbjudandet av trygga och förmånliga avtal, som en bra och billig hemförsäkring till alla hyresgäster är en viktig hållbarhets- och jämställdhetsaspekt för bolaget, och en service som uppskattas av boende” säger Magnus.

Slutligen är det två funktioner som överraskat positivt i dess användning, nämligen tvättstugebokning och community. Både Magnus och Samira kommenterar på att engagemangsgraden ökar enormt med en digital bokningsfunktion för tvättstugan, där det är en låg tröskel för boende att ladda ner appen för att slippa gå ner i tvättstugan och skriva upp sig på en lista manuellt. Över tid kan även denna digitala funktion effektivisera för bolaget som gör att man kan ta bort kolvar och hanteringen av dessa.

Vad gäller community så är det uppskattat bland boende och har blivit ett sätt för SBS att vara närvarande trots det utspridda fastighetsbeståndet över landet;

”Vi kan komma innanför på ett annat sätt. Studenter har berättat för oss att de via communityt i appen försöker lära känna varandra och prata om varandras studier”

”Vi kan se eldsjälar, vilka som är engagerade, och vi kan hitta på saker för dem i deras område. Vi kan komma ”innanför” på ett annat sätt. Studenter har berättat för oss att de via communityt i appen försöker lära känna varandra och prata om varandras studier. Detta är ju ett mål för oss, att skapa trygghet i bostäderna genom granngemenskap. Psykisk ohälsa är utbrett bland unga och känner man ingen i stan är ens grannar de närmsta som finns. Alla lär ju inte känna nya kompisar i skolan så vi är mycket glada över att även kunna engagera oss på denna front” avslutar Samira.