Generisk AI räcker inte till för modern fastighetsförvaltning

AI har på kort tid gått från att vara ett framtidsscenario till att bli ett konkret verktyg för många bostadsbolag.

I dag pratar nästan alla systemleverantörer om AI. Men alla AI-lösningar är inte byggda för samma uppgift.

En generell AI kan skriva texter och besvara frågor. För en fastighetsförvaltare handlar vardagen däremot om betydligt mer än så. Hyresgäster behöver hjälp med felanmälningar, bokningar, hyresavier, parkering, inflyttning och många andra ärenden. De förväntar sig snabba och korrekta svar, gärna dygnet runt.

Det är här skillnaden mellan generell AI och AI som är utvecklad för fastighetsförvaltning blir tydlig.

‍

Det behövs mer än en vanlig chatbot

Många AI-lösningar bygger på generella språkmodeller som kan svara på nästan vad som helst. Det fungerar utmärkt för allmänna frågor.

Inom fastighetsförvaltning behöver AI däremot förstå verksamheten och de processer som styr den. 

Den behöver exempelvis känna till:

• hur en felanmälan ska hanteras
• vilka regler som gäller för olika typer av boenden
• hur hyresgäster bokar gemensamma utrymmen
• hur inflyttning och utflyttning går till
• när ett ärende ska eskaleras till en medarbetare
• hur information hämtas från olika verksamhetssystem

Utan den kunskapen riskerar AI att ge generella svar som inte löser hyresgästens ärende. Resultatet blir att en medarbetare ändå behöver ta över och hantera frågan manuellt.

‍

Vad är skillnaden mellan generisk och branschspecifik AI

Den största skillnaden handlar inte om vilken språkmodell som används. Den handlar om vilken kunskap AI har och vad den faktiskt kan göra.

En generell AI kan hjälpa till att formulera svar. En AI som är utvecklad för fastighetsförvaltning kan däremot hjälpa till att lösa hela ärenden.

Den kan exempelvis:

• förstå hyresgästens fråga
• ställa relevanta följdfrågor när information saknas
• guida hyresgästen till rätt lösning
• skapa ett ärende automatiskt
• skicka ärendet till rätt person
• följa upp status och återkoppla till hyresgästen

För hyresgästen innebär det snabbare och mer träffsäker service. För fastighetsförvaltaren innebär det färre repetitiva arbetsuppgifter och mer tid att lägga på de ärenden där mänsklig kompetens gör störst skillnad.

‍

AI i fastighetsförvaltning handlar om verksamhetskunskap

‍
Det är lätt att tro att den bästa AI-lösningen är den som använder den senaste språkmodellen. I praktiken är verksamhetskunskapen ofta betydligt viktigare.

En AI som saknar kunskap om bostadsbolagets processer, regler och rutiner kommer inte att kunna ge lika träffsäkra svar, oavsett hur avancerad språkmodellen är.

När AI i stället bygger på bostadsbolagets egen kunskapsbank, interna processer och verksamhetsdata blir svaren mer relevanta, mer korrekta och betydligt mer användbara.

Det är också först då AI kan börja automatisera arbetsflöden och lösa ärenden på riktigt, i stället för att bara formulera svar.

‍

AI som dagligen hjälper fastighetsförvaltare

På Avy har vi utvecklat Davy, en AI-agent som är byggd specifikt för fastighetsförvaltning och hyresgästrelationer.

I stället för att fungera som en fristående chatbot är Davy en integrerad del av vår Tenant Management-plattform. Den hjälper både hyresgäster och förvaltare genom hela ärendeprocessen.

Davy kan bland annat:

• besvara frågor dygnet runt på valfritt språk
• använda bostadsbolagets egen kunskapsbank
• guida hyresgästen steg för steg
• skapa och kategorisera ärenden automatiskt
• skicka ärenden vidare till rätt medarbetare när mänsklig hjälp behövs

Resultatet är snabbare service för de boende och mindre administration för förvaltningen.

I dag hanterar Davy 61 procent av alla inkommande frågor utan att en medarbetare behöver ingripa. Dessutom uppger 72 procent av användarna att de är mycket nöjda med den hjälp de fått.

‍

Skapar värde för både boende och förvaltare

När AI används på rätt sätt förbättras inte bara upplevelsen för de boende. Hela fastighetsförvaltningen blir också mer effektiv.

Hyresgäster får snabbare svar och kortare väntetider. Ärendeköerna minskar, samtidigt som förvaltare får mer tid att fokusera på de frågor där deras kompetens gör störst nytta. För bostadsbolaget innebär det en hög servicenivå utan att bemanningen behöver växa i samma takt som antalet ärenden.

Det är därför AI har blivit en strategisk fråga för många bostadsbolag. Inte bara ett nytt tekniskt verktyg, utan ett sätt att skapa bättre service, effektivare arbetsflöden och en mer hållbar förvaltning.

‍

Framtidens AI i fastighetsförvaltning är branschspecifik

Generativ AI har gjort tekniken tillgänglig för alla. Nästa steg handlar inte om vem som har AI. Det handlar om vilken AI som faktiskt skapar värde i verksamheten.

För bostadsbolag innebär det en AI som är utvecklad för fastighetsförvaltning, förstår hyresgästernas behov och är integrerad med de system och processer som redan används i organisationen.

Det är skillnaden mellan en AI som bara besvarar frågor och en AI som hjälper till att lösa ärenden, effektivisera arbetsflöden och skapa bättre upplevelser för både hyresgäster och förvaltare.