Klövern bygger framtidens digitala förvaltning

1. Behovsanalys och val av lösning

Vilket specifikt behov såg ni som fick er att överväga en digital plattform som Avy?

Eftersom Klövern fortfarande befinner sig i en uppbyggnadsfas inom hyresgästhanteringen har vi en unik möjlighet att forma en modern, digital förvaltningsmodell från grunden. För oss handlar det inte bara om effektivisering – det handlar om att framtidssäkra hela kundupplevelsen.

Investeringen i Avy är en del av vår långsiktiga ambition att utveckla tjänster som skapar verkligt värde för våra hyresgäster. Genom att integrera digitala lösningar i vår förvaltning bygger vi en skalbar organisation, samtidigt som vi möjliggör en trygg, agil och mer proaktiv vardag för de som bor hos oss.

Ni hade alternativ som befintliga leverantörer och egna systemlösningar på bordet – vad var det som i slutändan pekade mot Avy?

Vi utvärderade både etablerade leverantörer och möjligheten att utveckla egna lösningar. Det som särskilt utmärkte Avy var deras mogna och väl genomtänkta struktur för kundresan – inte minst vid in- och utflyttning, där kvalitet och tydlighet är avgörande.

Deras digitaliserade informationsflöden och breda tjänsteutbud möjliggör att standardisera återkommande processer utan att förlora det kundcentrerade perspektivet. Samtidigt erbjuder Avy starka integrationsmöjligheter, vilket ger oss möjlighet att samla vår digitala förvaltning i ett sammanhållet ekosystem med en enhetlig bild av både data och kundrelationer.

Vilka tekniska krav hade ni på er kravlista?

En viktig utgångspunkt för oss är att ha kontroll över vår data och säkerställa att den kan användas strategiskt över tid. Öppna och stabila integrationer med våra övriga system var därför en förutsättning.

Vi värdesätter också flexibiliteten och utvecklingskraften hos våra partners. Här tycker vi att Avy utmärker sig genom sin lyhördhet och vilja att vidareutveckla både plattformen och integrationerna i linje med våra behov. Det skapar inte bara en bra lösning för idag – utan ett partnerskap som kan växa med oss.

2. Implementering och användning

Hur har det varit att komma igång med plattformen – från att lägga in fastigheterna till att teamet faktiskt började använda den?

Implementeringen har fungerat mycket bra, mycket tack vare ett nära och engagerat samarbete med teamet på Avy. Vi har fått starkt stöd genom hela processen – från att strukturera fastighetsdata till hur vi sätter upp informationsflöden på ett sätt som skapar värde i varje steg av kundresan.

Det har också varit värdefullt att kunna lära av hur andra fastighetsbolag arbetar i plattformen. Det har gett oss både inspiration och trygghet i att bygga en struktur som är skalbar och hållbar över tid.

Ni planerade en gradvis lansering (kontrakt först, ärenden och fakturor senare) – hur ser ni på detta sätt att rulla ut en ny plattform?

I en ideal värld hade vi rullat ut alla funktioner samtidigt, men i praktiken ser vi stora fördelar med en fasad utrullning – särskilt när man driver flera digitaliseringsinitiativ parallellt.

För oss var det avgörande att kunna koppla lanseringen till en konkret möjlighet i kundresan, där vi verkligen kan göra skillnad. Därför prioriterade vi att etablera en stark digital upplevelse i samband med tillträde. Att ge våra nya hyresgäster en smidig start, med tydlig information och tillgång till rätt tjänster från dag ett, skapar ett värde som sätter tonen för hela hyresgästresan.

Samtidigt ser vi fram emot att successivt aktivera fler funktioner, och därmed fortsätta utveckla både vårt erbjudande och vår interna effektivitet.

Finns det någon funktion ni är extra nyfikna på att komma igång med, t.ex. Davy (AI-assistenten) som ska svara på hyresgästfrågor?

Vi ser ett stort värde i att kunna standardisera och kvalitetssäkra kommunikationen i samband med in- och utflyttning – det finns många återkommande moment som lämpar sig väl för digitalisering.

Parallellt ser vi mycket fram emot att lansera vår AI-assistent, som vi har stor tilltro till. Med rätt implementering kan den både avlasta vår organisation och samtidigt öka tillgängligheten och servicenivån för våra kunder.

Vi ser AI som ett naturligt komplement till våra övriga kontaktvägar – inte som en ersättning, utan som ett sätt att skapa en mer responsiv och tillgänglig kunddialog, dygnet runt.

”För oss handlar digitalisering inte bara om att effektivisera, utan om att bygga en förvaltning som är relevant imorgon. Med Avy kan vi kombinera struktur, skalbarhet och en stark kundupplevelse – redan från första kontakten” – Anna-Karin Malmqvist, Förvaltningschef, Klövern

3. Framtid och vidareutveckling

Vilka är era långsiktiga förväntningar på att använda en AI-driven plattform?

På lång sikt ser vi AI som en viktig möjliggörare för en mer datadriven och proaktiv förvaltning. Det handlar inte bara om att effektivisera befintliga processer, utan om att kunna förutse behov, personalisera kommunikation och kontinuerligt förbättra kundupplevelsen.

Vår förväntan är att en AI-driven plattform successivt kan ta en större roll i att analysera, rekommendera och automatisera – vilket frigör tid för våra medarbetare att fokusera på det som skapar mest värde i mötet med kunden.

I förlängningen ser vi det som en viktig del i att bygga en modern och framtidssäker förvaltningsorganisation.