1. Behovsanalys och val av lösning

Vad var det specifika behovet ni såg som fick er att överväga en digital plattform som Avy?

I och med att Klövern fortfarande befinner sig i en uppbyggnadsfas inom hyresrättsaffären har vi en unik möjlighet att från grunden forma en modern, digital förvaltningsmodell. För oss handlar det inte bara om att effektivisera – utan om att framtidssäkra hela kundupplevelsen.

Satsningen på Avy är en del av vår långsiktiga ambition att utveckla tjänster som skapar verkligt värde för våra hyresgäster. Genom att integrera digitala lösningar i vår förvaltning bygger vi en skalbar organisation samtidigt som vi möjliggör en trygg, smidig och mer proaktiv vardag för de som bor hos oss.

‍

Ni hade alternativ som befintliga leverantörer och egna systemlösningar på bordet — vad var det som till slut pekade mot Avy?

Vi utvärderade både etablerade leverantörer och möjligheten att utveckla egna lösningar. Det som särskilt utmärkte Avy var deras mogna och genomtänkta struktur för kundresan – inte minst vid inflyttning och avflyttning, där kvalitet och tydlighet är avgörande.

Deras digitaliserade informationsflöden och breda tjänsteutbud gör det möjligt att standardisera återkommande processer utan att tappa det kundnära perspektivet. Samtidigt erbjuder Avy starka integrationsmöjligheter, vilket ger oss förutsättningar att samla vår digitala förvaltning i ett sammanhållet ekosystem med en enhetlig vy över både data och kundrelationer.

‍

Vilka tekniska krav hade ni på er kravlista?

En central utgångspunkt för oss är att ha kontroll över vår data och säkerställa att den kan användas strategiskt över tid. Därför var öppna och stabila integrationer mot våra övriga system en grundförutsättning.

Vi värdesätter också flexibilitet och utvecklingskraft hos våra partners. Här upplever vi att Avy utmärker sig genom sin lyhördhet och vilja att vidareutveckla både plattformen och integrationerna i takt med våra behov. Det skapar inte bara en bra lösning för idag – utan ett partnerskap som kan växa tillsammans med oss.

‍

2. Implementering och användning

Hur har det gått att komma igång med plattformen — från att lägga in fastigheterna till att teamet faktiskt börjat använda den?

Implementeringen har fungerat väldigt bra, mycket tack vare ett nära och engagerat samarbete med teamet på Avy. Vi har fått ett starkt stöd genom hela processen – från strukturering av fastighetsdata till hur vi sätter upp informationsflöden på ett sätt som skapar värde i varje steg av kundresan.

Det har också varit värdefullt att kunna dra lärdom av hur andra fastighetsbolag arbetar i plattformen. Det har gett oss både inspiration och trygghet i att bygga upp en struktur som är skalbar och hållbar över tid.

‍

Ni planerade en gradvis lansering (kontrakt först, ärenden och fakturor senare) — hur ser ni på det sättet att rulla ut en ny plattform?

I en ideal värld hade vi lanserat alla funktioner samtidigt, men i praktiken ser vi stora fördelar med en stegvis utrullning – särskilt när man driver flera digitaliseringsinitiativ parallellt.

För oss var det avgörande att kunna koppla lanseringen till ett konkret tillfälle i kundresan, där vi verkligen kan göra skillnad. Därför prioriterade vi att få på plats en stark digital upplevelse i samband med tillträde. Att ge våra nya hyresgäster en smidig start, med tydlig information och tillgång till rätt tjänster från dag ett, skapar ett värde som sätter tonen för hela boenderesan.

Samtidigt ser vi fram emot att successivt aktivera fler funktioner och därigenom fortsätta utveckla både vårt erbjudande och vår interna effektivitet.

‍

Finns det någon funktion ni är extra nyfiken på att sätta igång, t.ex. Davy (AI-assistenten) som ska besvara hyresgästfrågor?

Vi ser ett stort värde i att kunna standardisera och kvalitetssäkra kommunikationen i samband med in- och utflyttning – där finns många återkommande moment som lämpar sig väl för digitalisering.

Parallellt ser vi mycket fram emot att lansera vår AI-assistent, som vi har stor tilltro till. Med rätt implementation kan den både avlasta vår organisation och samtidigt höja tillgängligheten och servicenivån för våra kunder.

Vi ser AI som ett naturligt komplement till våra övriga kontaktvägar – inte som en ersättning, utan som ett sätt att skapa en mer responsiv och tillgänglig kunddialog, dygnet runt.

“För oss handlar digitalisering inte bara om effektivisering, utan om att bygga en förvaltning som är relevant även imorgon. Med Avy kan vi kombinera struktur, skalbarhet och en stark kundupplevelse – redan från första kontakt" – Anna-Karin Malmqvist, Förvaltningschef, Klövern

3. Framtid och vidare utveckling

Vad är era långsiktiga förväntningar på att använda en AI-driven plattform?

På sikt ser vi AI som en central möjliggörare för en mer datadriven och proaktiv förvaltning. Det handlar inte bara om att effektivisera befintliga processer, utan om att kunna förutse behov, personalisera kommunikationen och kontinuerligt förbättra kundupplevelsen.

Vår förväntan är att en AI-driven plattform successivt kan ta en större roll i att analysera, rekommendera och automatisera – vilket frigör tid för våra medarbetare att fokusera på det som skapar mest värde i mötet med kunden.

I förlängningen ser vi det som en viktig del i att bygga en modern och framtidssäkrad förvaltningsorganisation.

‍